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書類をスキャンして保存する

デスク周りで最も場所を取り、乱雑な印象を与えてしまうのは、書類やメモなどの「紙類」です。

こういった書類は、全てスキャニングによって「電子化」してしまうことで、デスク周りを格段にスッキリとさせることが可能です。

『ScanSnap』などの「書類スキャナー」を利用すれば、書類をセットしてボタンを押すだけで、自動的に書類をPDFやテキストにしてくれるので、とても手軽に「書類の電子化」を行うことが出来ます。

書類を「電子化」して保存することの最大のメリットは、

目的の書類がすぐに見つかる

という『検索性の高さ』にあると私は考えています。

紙のまま書類を持っている場合、よほどしっかりとファイリング&ラベリングして整理できていない限り、目的の書類をすぐに取り出すのは非常に困難です。

その点、スキャンした書類を「データ」として保存しておけば、名前や日付で検索すれば直ぐに目的の書類データを見つけ出すことが出来ます。(検索の際はGoogleデスクトップなどを使うとより便利になります。)

また、「いまある書類を全て自分でスキャニングするのはちょっと。。。」という人は、スキャニングサービスなどを利用するといいかもしれません。

はじめのうちは多少面倒に感じるかもしれませんが、今のうちに『スキャニング』を習慣化してしまうことで、後々あなたの生産性に大きく貢献することでしょう。


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